Obsługa zgłoszeń
Zgłoszenia to jeden z dwóch najważniejszych obszarów działania Administratora i Wspólnoty Mieszkaniowej. Polega on na obsłudze m.in. awarii, konserwacji i wszelkich napraw oraz problemów technicznych w części wspólnej nieruchomości.
W tym procesie, działania rozpoczynamy od przyjęcia zgłoszenia (wprowadzenia do systemu), a następnie przydzielenia go do odpowiedniej komórki (pracownika lub firmy współpracującej). Kolejny krok to wizyta specjalisty w budynku/lokalu i wykonanie naprawy, która musi zostać zaraportowana w systemie. Proces kończy się zamknięciem zgłoszenia, powiadomieniem zgłaszającego i rozliczeniem usługi.
Cały proces jest wspierany przez zintegrowany system ADMIREO.
Obsługa głosowania
Uchwały to podstawa funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej. Właściciele lokali wszelkie decyzje w sprawach dotyczących bieżącego funkcjonowania Wspólnoty np. w sprawach, które przekraczają czynności zwykłego zarządu podejmują w formie uchwał. Zgodnie z u.w.l. uchwały mogą być podejmowane na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów lub w trybie mieszanym i zapadają większością głosów właścicieli liczoną według wielkości udziałów tj. ponad 50% udziałów, chyba, że właściciele postanowili w określonej sprawie głosować według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Uchwały określają zarówno zasady stałe i niezmienne (do czasu podjęcia kolejnej uchwały w tej sprawie) np. obciążenia i rozliczenia za wynajem części wspólnej nieruchomości, obciążenia z tytułu uciążliwości, sposób rozliczania kosztów dźwigów, jak i zasady zmienne roczne np. uchwała o planie gospodarczym na dany rok, o zaliczkach obowiązujących w danym roku, o remontach zaplanowanych do wykonania w danym roku.
W uchwałach najważniejsza jest ciągłość i wiedza, które elementy funkcjonowania Wspólnoty uregulowane są w formie uchwał.
Coraz większym problemem, a nawet wyzwaniem stają się więc głosowania uchwał i zebranie ponad 50% głosów w danej sprawie. Konieczne staje się włączenie do dotychczasowego sposobu zbierania głosów możliwości zdalnego, elektronicznego głosowania.
ADMIREO wspiera cały proces, dzięki możliwości przechowywania całej biblioteki uchwał Wspólnoty i możliwości wygodnego głosowania online.
Obsługa szkód
Szkody to obszar, w którym właściciel lub Zarząd Wspólnoty często staje do nierównej walki z ogromną machiną przemysłu ubezpieczeniowego. Coraz więcej Wspólnot Mieszkaniowych decyduje się ubezpieczyć majątek, ale zakres ubezpieczenia ma istotny wpływ zarówno na składkę ubezpieczeniową, ochronę mienia, jak i likwidację szkód.
Posiadanie sprawnego systemu wspierającego procedury likwidacji szkód i otrzymania odszkodowania rekompensującego wysokość poniesionych szkód, a także wielostopniowe odwoływanie się do firm ubezpieczeniowych, pozwala częściowo wyrównać szanse – takimi cechami charakteryzuje się ADMIREO.
Przeglądy i remonty
Obowiązkowe kontrole i przeglądy techniczne dzielą się na roczne, pięcioletnie i pozostałe związane z konkretnym stanem nieruchomości. Są one wymagane prawem, ponieważ służą bezpieczeństwu właścicieli poprzez obowiązek należytego utrzymywania i użytkowania nieruchomości, zgodnie z określonymi zasadami. Z przeglądami technicznymi wiąże się również obowiązek dotrzymania ustawowych terminów oraz dbałość o prawidłową dokumentację.
Remonty to w ogólnym ujęciu prace budowlane głównie o charakterze projektów rocznych, np. malowanie klatki schodowej lub remont dachu. Ale są też prace remontowe wieloletnie, które wiążą się z wykonaniem dokumentacji projektowej, uzyskaniem wymaganych prawem zgód, a na końcu wykonawstwem np. wymiana instalacji centralnego ogrzewania lub wykonanie docieplenia budynku. Ten dział wymaga dbałości o dopełnienie szeregu różnych wymogów formalno-prawnych i organizacyjnych.
Takie procesy wymagają wsparcia zintegrowanego systemu ADMIREO, który przypomina o terminach, podpowiada zarówno kroki jak i szablony dokumentów.
Rozliczenia właścicieli
Rozliczenia właścicieli to drugi z najważniejszych obszarów działania Administratora, poza zgłoszeniami. W końcu co miesiąc płacimy zaliczki za mieszkanie i zaliczki na media zwane czasami (niewłaściwie) „„czynszem”, co najmniej raz w roku odczytywane są liczniki i następnie rozliczane, wreszcie raz w roku następuje rozliczenie właścicieli uwzględniające rozliczenie kosztów rocznych Wspólnoty, stan rozliczeń właścicieli oraz wytyczne z uchwał kończących rok.
Każdy element tego długiego, trwającego ponad rok procesu jest wspierany przez zintegrowany system wspierający zarządzanie Wspólnotami ADMIREO.
Rozliczenie Wspólnoty
ADMIREO pozwala na planowanie budżetu Wspólnoty Mieszkaniowej oraz bieżącą kontrolę wszystkich kosztów i przychodów. Rozliczenie kosztów rocznych Wspólnoty Mieszkaniowej to ważny element rozliczeń. Bez rozliczenia wszystkich rzeczywistych kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej w danym roku obrachunkowym nie jest możliwe porównanie z budżetem, czyli kosztami założonymi w rocznym planie gospodarczym Wspólnoty. Na koniec każdego roku kalendarzowego Wspólnota musi dokonać podsumowania, a wynik rozliczenia poniesionych kosztów z wniesionymi na ten cel zaliczkami oraz planem, jest głównym składnikiem rocznego rozliczenia właścicieli.
To długi, wielowątkowy proces trwający ponad rok, który jest wspierany przez zintegrowany system ADMIREO.
Komunikacja z właścicielami
Komunikacja jest jednym z najważniejszych procesów, który funkcjonuje i ma istotne znaczenie we wszystkich obszarach działania Administratora. Musi uwzględniać z jednej strony potrzeby właściciela lokalu w zakresie preferowanego kanału kontaktu, a z drugiej strony potrzeby systemu w kontaktach zwrotnych, np. podanie odczytu liczników, potwierdzenie obecności w lokalu w trakcie czynności kontrolnych lub też oddanie głosu online w sprawach ważnych dla sprawnego funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej. Jest to możliwość dostępu online do rozliczeń i salda lokalu, możliwość regulowania należności online, całodobowy dostęp do zgłaszania problemów i innych zagadnień lub sprawdzenie statusu ich realizacji.
Wszystkie te możliwości oferuje system ADMIREO.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo to kluczowy czynnik w budowaniu zaufania do usługodawcy i jednocześnie jeden z najtrudniejszych elementów dostarczania usług typu SaaS (Software as a Service). W dzisiejszym świecie to również główne zagrożenie dla naszych danych.
ADMIREO jest uruchomione na serwerach w dwóch różnych lokalizacjach, tak aby wyłączenie prądu lub awaria w jednej lokalizacji nie pozbawiła Klientów dostępu do systemu.
W każdej lokalizacji jest uruchomiony monitoring, informujący administratorów systemu o problemach i awariach, żeby mogli na nie szybko reagować.
System ADMIREO dla każdego z klientów tworzy osobne bazy danych i zabezpiecza dostęp do nich oddzielnymi loginami i hasłami. Zabezpiecza to dane klienta przed nieuprawnionym dostępem osób postronnych oraz oznacza, iż jeden klient nie ma fizycznego dostępu do danych innych klientów.
Procedury operatorów serwerowni, jak również administratorów, spełniają wymogi GIODO w zakresie ochrony danych osobowych.
System ADMIREO jest regularnie co pewien czas audytowany (sprawdzany) przez zewnętrzną firmę zajmującą się bezpieczeństwem IT (https://www.globinfosec.pl) pod kątem bezpieczeństwa systemu ADMIREO, jak i zgodności z przepisami GIODO.
Dostęp do danych jest zabezpieczony loginem i hasłem, które po otrzymaniu można zmienić automatycznie w każdym przypadku, również podejrzenia, że osoba trzecia weszła w posiadanie danych logowania klienta.
Posiadamy właściwe certyfikaty SSL zabezpieczające komunikację pomiędzy serwerem a klientem.
Każdy klient w momencie wykupienia usługi otrzymuje własny, dedykowany adres internetowy dla swojej usługi, dzięki czemu użytkownicy klienta mają własną dedykowaną stronę logowania. Klient dodatkowo otrzymuje możliwość personalizacji swojej instancji / kopii systemu ADMIREO poprzez dodanie własnego logo, możliwość ustawienia własnych kolorów aplikacji, jak również personalizacji strony logowania.